Hội thảo là gì? Các bước để tổ chức một buổi hội thảo

Ngày nay hội thảo được xem là cuộc họp mặt trao dồi ý tưởng kiến thức giữa các doanh nghiệp, công ty, các thành viên. Hội thảo không cố định một chủ đề chung mà hội thảo dựa trên các vấn đề lý luận mang tính khoa thực tiễn, được đề xuất và nêu lên ý kiến để từ đó có thể thông nhất được ý tưởng giúp cho hướng đi của doanh nghiệp đó đang đi đúng hướng.

Hội thảo là gì

1. Vậy hội thảo là gì?

• Hội thảo là sự kiện của doanh nghiệp được tổ chức thường niên với mục đích duy trì mối quan hệ khách hàng hiện tại và thu hút các khách hàng tiềm năng. Các hoạt động chính trong hội thảo là thảo luận về một vấn đề thực tiễn; đối thoại, thăm dò ý kiến khách hàng hoặc chia sẻ kiến thức về ngành nghề. Tổ chức hội thảo sẽ là cơ hội để doanh nghiệp gặp gỡ, giao lưu với các đối tác; tăng cường mối quan hệ với cơ quan truyền thông và nâng cao hình ảnh của công ty.
• Hiện nay có khá nhiều hình thức để tổ chức hội thảo tuỳ thuộc vào mục đích chính của sự kiện. Trong đó có 5 hình thức phổ biến sau:
  • Workshop: là một hình thức hội thảo có mục đích chia sẻ kiến thức trong các lĩnh vực nhất định như marketing, tài chính, làm đẹp… Hình thức này thường có quy mô khá nhỏ khoảng từ 10 đến 20 người.
  • Hội thảo du học: là hội thảo giải đáp mọi thắc mắc của người tham dự về vấn đề du học như chương trình, học bổng hay cuộc sống tại nước ngoài. Thông thường, những hội thảo như thế này sẽ có mục đích tìm kiếm khách hàng vè chuyển đổi thành hoạt động bán hàng cho các công ty chuyên về du học học hơn.
  • Tập huấn: Với quy mô lớn hơn Workshop thường dành riêng tổ chức cho nội bộ hoặc các ban ngành. Nội dung sẽ xoay quanh về vấn đề nâng cao về kiến thức và kinh nghiệm thực tiến của nhân viên để công việc diễn ra hiệu quả hơn.
  • Hội thảo khoa học: là hội thảo để thảo luận hoặc nhằm công bố những kết quả nghiên cứu khoa học của các tổ chức hay cá nhân. Tại hội thảo khoa học, các diễn giả sẽ trình bày về các vấn đề và cùng nhau thảo luận với nhiều nhà chuyên môn khác. Vì vây, hội thảo này không mang quá nhiều ý kiến về việc quảng bá về hình ảnh doanh nghiệp.

2. Các bước để tổ chức một buổi hội thảo

• Để tổ chức được một cuộc hội thảo chuyên nghiệp cần trải qua những bước sau:

Bước 1: Xác định chủ đề của hội thảo

• Cần xác định nội dung buổi hội thảo rõ ràng, từ đó mới xây dựng nội dung và lên kế hoạch cụ thể.

Bước 2: Lên kế hoạch tổ chức hội thảo

• Kế hoạch tổ chức hội thảo bao gồm:
• Mục tiêu, nội dung cuộc hội thảo
• Thời gian, địa điểm dự kiến cuộc hội thảo
• Đơn vị tổ chức hội thảo
• Khách mời, thành phần dự hội thảo
• Timeline cho hội thảo
• Lưu ý:
  • Để xác định được những thành phần dự hội thảo, cần hiểu thêm về dự hội thảo là gì?\
  • Dự hội thảo là đến tham dự buổi hội thảo, tùy vào từng loại hội thảo có thể để để lắng nghe, chia sẻ hoặc đưa ra những ý kiến đóng góp của mình xây dựng chủ đề của buổi hội thảo.

Bước 3: Chuẩn bị hội thảo

• Chuẩn bị không gian và tổ chức, đảm bảo trang thiết bị âm thanh, ánh sáng
• Chuẩn bị các dịch vụ đi kèm như ăn nhẹ, đưa đón
• Chuẩn bị truyền thông sự kiện online và offline
• In ấn tài liệu
• Chuẩn bị thư mời cho khách

Bước 4: Tổ chức hội thảo

• Đón tiếp khách mời, đảm bảo an ninh
• Tổ chức hội thảo đúng timeline

Bước 5: Kết thúc hội thảo

• Tặng quà lưu niệm cho khách mời và người tham dự
• Tổng hợp nội dung của buổi hội thảo
• Ghi biên bản hội thảo Thông báo kết luận của hội thảo.

Bước 6: Đánh giá buổi hội thảo

• Lượng người tham gia hội thảo so với dự kiến từ đó đánh giá kết quả của việc truyền thông
• Kiến nghị các tổ chức, đơn vị dự hội thảo về nội dung thảo luận
• Kết quả của cuộc hội thảo

Hội thảo

3. Những lưu ý khi tổ chức hội thảo

• Lên chủ đề cho chương trình: đây là điều quan trọng nhất khi tổ chức hội thảo. Lên chủ đề và ý tưởng chính cho chương trình, chủ đề hội thảo cần ngắn gọn nhưng vẫn thể hiện rõ mục đích chương trình cùng với lợi ích mà người tham qua có thể nhận được khi tham gia.
• Khách mời ( chuyên gia) giúp cho sự kiện tăng sự tin tưởng hơn: trong mỗi chương trình hội thảo để tăng sự tin tưởng cho chương trình điều để nắm chủ chốt đó là khách mời là các chuyên gia hoặc khách mơì. Nên lựa chọn khách mời nổi tiếng trong lĩnh vực sẽ tổ chức. bên cạnh đó, người tổ chức cũng cần lên danh sách câu hỏi cùng kịch bản riêng cho chuyên gia có thể cần chuẩn bị trước nội dung cần thiết.
• Địa điểm và tiện ích: không gian địa điểm phải đảm bảo đáp ứng được quy mô hội thảo, không gian không quá lớn hoặc không quá nhỏ để tránh ảnh hưởng đến không khí hội thảo. nhà tổ chức cũng cần quan tâm đến những tiện ích đi kèm như cách trình chiếu, sân khấu, âm thanh ánh sáng, những vật dụng cần thiết trong buổi họp báo và để chắc chắn trong khoảng dự trù kinh phí.
• Truyền thông sự kiện: để buổi hội thảo diễn ra thành công hơn, truyền thông sự kiện là phần không thể thiếu. Không nên truyền thông quá sớm hoặc quá muộn vì nó sẽ giảm bớt sức nóng của sự kiện và sẽ gây ảnh huởng đến sự sắp xếp của người tham dự. Vì vậy, cách buổi sự kiện khoảng 1 – 2 tuần là khoảng thời gian các hoakt động truyền thông diễn ra và sử dụng các kênh truyền sao cho phù hợp với đối tượng khách hàng mục tiêu của hội thảo.
• Lấy thông tin người tham dự: mục đích quan trọng của hội thảo đó là tăng cường mối quan hệ với khách hàng hiện tại và tifm kiếm khách hàng mới. Vì vậy việc lấy thông tin và lưu giữ của người tham dự sẽ giúp cho hoạt động này diễn ra hiệu quả nhất. một số cách để lấy thông tin người tham dự như: điền form online, đăng ký nhận email hoặc sử dụng thẻ thành viên, quét mã QR.

4. Điểm Khác Nhau Giữa Hội Nghị - Hội Thảo Là Gì?

• “Hội thảo” và “ hội nghị” là 2 hình thức tổ chức sự kiện khá quen thuộc, tuy nhiên 2 loại hình này khác nhau về bản chất.
•  Hội thảo được hiểu là một cuộc trao đổi, chia sẻ còn hội nghị lại được xem là một cuộc họp để các ban, ngành bộ phận thông qua một vấn đề hoặc đưa ra những quyết định.
• Thông tin, nội dung trong hội nghị thường đưa ra để giải quyết các khó khăn, những vấn đề còn tồn đọng. Còn thông tin tại hội thảo đôi khi là những nội dung bổ ích, những vấn đề chưa xảy được dự báo trước.
• Thành phần tham gia của hội thảo - hội nghị đều có sự góp mặt của các nhà lãnh đạo, nhà quản lý, thương nhân, những người có tầm ảnh hưởng... trong từng lĩnh vực.
• Việc tổ chức hội thảo - hội nghị đều cần được chuẩn bị kỹ lưỡng, công phu
• Hội thảo - hội nghị đều là nơi đưa ra ý kiến về một công việc hoặc lĩnh vực cụ thể.

Quy mô tổ chức hội thảo

Trên đây là bài viết mà Gonatour đã tổng hợp được về Hội thảo là gì? và Các bước để tổ chức hội thảo. Hy vọng bài viết đã giúp bạn hiểu rõ hơn về hội thảo để quảng bá văn hóa doanh nghiệp.

Xem thêm: Dịch vụ Teambuilding Gala