Cách thức nhanh chóng và dễ dàng để tổ chức Year End Party

Tiệc tất niên hay Year End Party là thời điểm vàng của những buổi tiệc và đó cũng là một buổi để tổng kết những sự kiện trong năm qua và trong nội bộ của doanh nghiệp. Tùy vào số lượng người tham gia mà quy mô tổ chức, thời gian, địa điểm cũng sẽ khác nhau. các doanh nghiệp thường dành ra một khoản tiền lớn để tổ chức tất niên thật hoành tráng để tri ân những cố gắng nỗ lực của toàn nhân viên trong suốt năm qua. Thông thường, các doanh nghiệp chọn công ty tổ chức sự kiện.

Buổi tiệc là cơ sở để doanh nghiệp tổng kết và báo cáo các thành tựu đã đạt được trong năm vừa qua; cùng định hướng và phát triển doanh nghiệp hùng mạnh và vững vàng hơn nữa. Tiệc tất niên cuối năm cũng là cơ hội để doanh nghiệp vinh danh những cá nhân, tập thể xuất sắc đã cống hiến hết mình cho công ty.

Cũng có nhiều trường hợp tiệc tất niên sẽ được tổ chức ngay tại doanh nghiệp. Tuy nhiên chi phí cho những buổi tiệc này thường khá cao. Yêu cầu có không gian, cơ sở hạ tầng và chỉ phù hợp với những doanh nghiệp lớn. Gonatour hướng dẫn cách thức nhanh chóng và dễ dàng để tổ chức Year End Party tiết kiệm nhất:

I. Year End Party là gì ?

Year End Party (Tiệc tất niên cuối năm) là buổi tiệc được tổ chức vào dịp cuối năm, trước tết Nguyên Đán, đây là buổi lễ thường niên trong văn hoá doanh nghiệp. Ngoài ra ban lãnh đạo gửi lời tri ân và tổng kết nhìn lại chặng đường đồng hành bên nhau suốt năm vừa qua. Và thổi bùng lên khát khao cống hiến, tạo động lực để phấn đấu cho năm mới sắp đến. Đây còn là thời điểm lý tưởng cho một bữa tối ấm cúng tình đồng nghiệp.

II. Ý nghĩa tổ chức Year End Party (tiệc tất niên) công ty

Ngoài ý nghĩa nhìn lại hoạt động của doanh nghiệp, những thành tựu đạt được, khó khăn trong năm cũ. Đây cũng là dịp để doanh nghiệp đưa ra hướng đi tiếp theo của mình trong năm tiếp theo. Đồng thời, cũng là lời cảm ơn của công ty đối với các thành viên đã đồng hành và cố gắng trong suốt một năm dài.

Với các chương trình rút thăm trúng thưởng, vinh danh nhân viên xuất sắc… sẽ giúp các nhân viên cảm thấy được ghi nhận và cố gắng hết mình với công ty. Thêm vào đó, trong không khí buổi tiệc tất niên ấm cúng; mọi người sẽ có nhiều cơ hội để hiểu và xây dựng mối quan hệ với nhau tốt hơn.

Nếu như tiệc khai trương là để quảng bá hình ảnh với đối tác và khách hàng. Thì tiệc tất niên lại là dịp để xây dựng hình ảnh trong chính nội bộ công ty, gắn kết mọi người lại với nhau.

2.1 Các hình thức Year End Party (tiệc tất niên) có thể kể đến:

• Tiệc tất niên tri ân các thành viên trong công ty
• Tiệc tất niên kết hợp hội nghị khách hàng
• Ý tưởng tiệc tất niên kết hợp teambuilding, du lịch để vui chơi, giải trí
• Tiệc tất niên tổng kết cuối năm, liên hoan cuối năm
• Tiệc tất niên kết hợp Gala Dinner…

2.2 Khi lên ý tưởng cần xét đến 3 yếu tố:

• Mang tính sự kiện
• Mang tính cộng đồng (liên quan đến khách hàng)
• Gắn liền với doanh nghiệp

Ví dụ: Rộn ràng đón xuân cùng công ty...; Chuyến hành trình của công ty...; Khép lại năm cũ, chào đón năm mới…

Year End Party có rất nhiều buổi tiệc tùng, vì thế nếu ý tưởng buổi tiệc cuối năm không có sự mới mẻ, sáng tạo, thì chắc chắn sẽ lu mờ và không để lại nhiều ấn tượng cho khách tham dự.

2.3 Đây là một số ý tưởng tổ chức Year End Party (tiệc tất niên) cuối năm doanh nghiệp có thể áp dụng như sau:

Dạ tiệc Đen và Trắng: Buổi tiệc với tông màu chủ đạo là đen và trắng. Đây là những màu cơ bản nhưng vẫn thể hiện được sự trang trọng, quý phái. Khách mời tham dự sẽ được yêu cầu trang phục theo dress code buổi lễ.

Pool party: Tổ chức tiệc tại bể bơi. Đây là xu hướng sự kiện mới mẻ, hiện đại. Thích hợp cho những công ty, doanh nghiệp có số lượng tương đối ít. Các thành viên ở độ tuổi trẻ trung, năng động.

Hành trình cuối năm: Sân khấu sẽ được trang trí như một chiếc xe buýt, hoặc một con tàu, để nói đến một hành trình của doanh nghiệp.

Trở lại thanh xuân: Buổi tiệc sẽ là những mảng ký ức về thời thơ ấu của mọi người. Mọi khung cảnh đều được xưa hóa cùng những dresscode như thời bao cấp năm xưa.

Color Party: Một bữa tiệc cuối năm đầy sắc màu với mỗi màu sắc đại diện cho từng tính cách khác nhau, nhưng lại hòa chung thành một tập thể vững mạnh. Dựa trên sự kiện Color Me Run bột màu hoặc Prisma màu dạ quang…

III. Cách thức tổ chức Year End Party (tiệc tất niên) công ty

Lên kế hoạch tổ chức tiệc tất niên trong công ty vốn không phải là chuyện dễ dàng. Bởi vì nếu “vào mùa” tất niên thì hầu như các nhà hàng hay khách sạn đều kín phòng. Do đó doanh nghiệp cần lên kế hoạch tổ chức tiệc cuối năm từ sớm. Và để doanh nghiệp có thể tổ chức tiệc tất niên trọn ven, ý nghĩa cần lưu ý những yếu tố sau.

3.1 Lên danh sách số lượng người tham gia Year End Party (tiệc tất niên)

Số lượng khách tham dự ảnh hưởng trực tiếp đến:

• Việc tìm kiếm địa điểm tổ chức
• Số lượng thư mời
• Số lượng quà tặng
• Số lượng bàn tiệc

Nếu không mặc định được số lượng khách tham dự. Thì rất dễ dẫn đến quá tải cho buổi lễ. Doanh nghiệp sẽ mất kiểm soát chương trình. Thiếu hụt ngân sách đã hoạch định.

Chính vì thế cần cho nhân viên đăng ký tham gia từ trước. Khi diễn ra chương trình, chỉ những người có thư mời, hoặc có tên trong danh sách đăng ký mới được vào buổi lễ.

3.2 Doanh nghiệp hoặc công ty tham khảo quy trình lập danh sách sau:

Bước 1: Thống kê về số lượng và cơ cấu khách mời.

Bước 2: Lập các loại danh sách khách mời.

Tương ứng như cách phân loại khách mời, cần phải lập các loại danh sách khách mời như:	Trong danh sách khách mời khi mới lập ra thường chỉ cần các thông tin cơ bản như:
Danh sách khách VIP. Danh sách khách mời chính thức: là những khách mời mà doanh nghiệp muốn và ưu tiên cho sự có mặt của họ trong sự kiện (Nhân viên, khách hàng, đối tác…) Danh sách khách mời dự bị. Danh sách khách mời là cơ quan truyền thông.	Họ tên của khách mời. Chức danh/ đơn vị công tác. Địa chỉ. Số điện thoại (Email, fax, website,…). Những điểm cần chú ý…

IV. Tìm kiếm địa điểm, xác định thời gian tổ chức Year End Party 2020 cho công ty

Thời gian tổ chức tiệc Year End Party thường là vào ngày cuối cùng làm việc của công ty. Doanh nghiệp cần lưu ý một số nhân viên sẽ về quê để đón tết. Vì thế thời điểm tổ chức nên trước tết ta khoảng 2 – 3 tuần lễ. Khoảng thời gian diễn ra sự kiện kéo dài vào tầm 120 phút là vừa, vào lúc 18g – 20g.

Doanh nghiệp cần lựa chọn địa điểm tổ chức tất niên và đặt phòng trước 1 – 2 tháng để tránh tình trạng không tìm được chỗ. Vì thời điểm này rất nhiều doanh nghiệp khác cũng tổ chức tiệc cuối năm.

Tiệc trong nhà có thể tổ chức tại:	Tiệc ngoài trời gồm có:
Trung tâm hội nghị Khách sạn 4, 5 sao Nhà hàng sân vườn Beer – Club Bar	Khu du lịch sinh thái Hội nghị sân vườn Bãi biển Vườn ẩm thực

Lưu ý về địa điểm tổ chức Year End Party trong nhà và ngoài trời:

• Địa điểm dễ tìm, không cách xa trung tâm thành phố
• Bố cục, không gian phù hợp với các hoạt động đã lên kế hoạch
• Khu vực sân khấu rộng rãi và an toàn
• Là không gian đủ lớn cho số lượng khách
• Có bãi đổ xe rộng rãi

V. Xác định year end party concept ý tưởng nào, mood and theme của buổi lễ

Concept chương trình bao gồm:

Màu sắc: Tuỳ vào ý tưởng chủ đề của buổi lễ mà có màu sắc tương ứng. Thông thường sẽ là màu đỏ tượng trưng cho ngày tết. Hoặc màu đen tạo sự sang trọng, lung linh dạ tiệc.

Dress code: Màu sắc trang phục khách mời có thể được quy định theo chủ đề của sự kiện. Ví dụ như màu đen cho dạ tiệc; màu đỏ, đen cho vũ hội hoàng gia; hoặc cũng có thể là tiệc cosplay theo phong cách của doanh nghiệp…

Sân khấu: Có thể trang trí như một chiếc xe buýt, một con tàu… Để nói đến một hành trình của doanh nghiệp.

Ánh đèn: Ánh sáng trắng và vàng để tạo sự ấm cúng, thân mật.

Âm nhạc: Nhạc nhẹ nhàng, du dương như dạ tiệc. Hoặc sôi động như lễ hội liveshow âm nhạc…

VI. Chuẩn bị các tiết mục cho chương trình tiệc tất năm ấn tượng

Tiết mục chương trình Year End Party sẽ bao gồm cả phần văn nghệ và phần tiệc.

Phần văn nghệ tất niên

Phần tiệc tất niên

Tiết mục ca múa nhạc, xiếc, kịch… từ nhân viên công ty hoặc nghệ sĩ khách mời. Tiết mục trò chơi đồng đội cho khách mời. Lưu ý tiết mục “key moment” có thể gây ấn tượng nhất Tiết mục khen thưởng trao quà tri ân, vinh danh các nhân viên đã có thành tích xuất sắc, vượt bậc… Chương trình bốc thăm trúng thưởng. Video trình chiếu ngắn gọn quá trình của doanh nghiệp (hình thành, thành tựu) Nếu chương trình có các tiết mục văn nghệ do ca sĩ, nghệ sĩ trình diễn; thì cần liên hệ từ trước 1 đến 2 tháng tuỳ vào mức độ nổi tiếng của họ. Để có thể thương lượng giá cả với họ.

Món khai vị: Gồm 1- 2 món. Nên có gỏi rau hoặc soup để tạo cảm giác thèm ăn hơn. Món ăn chơi (Sau khai vị): Từ 1 – 2 món: Gồm những món chiên, xào, hấp: chả giò chiên, tôm hấp… Món ăn no (Món chính): Giàu đạm, tinh bột như cơm chiên, lẩu, gà bó xôi… Món tráng miệng: Có thể là những món thanh nhiệt như trái cây, chè hạt sen, chè khúc bạch, rau câu… Nước uống: Nước suối, nước ngọt, bia, rượu vang…

VII. Lên kịch bản chương trình Year End Party

Kịch bản sẽ bao gồm các đề mục theo hàng ngang như sau:

• Số thứ tự: Cho người xem biết được rằng có bao nhiêu tiết mục, tiết mục đang trình diễn là thứ mấy…
• Thời gian: Từ mấy giờ đến mấy giờ
• Tên tiết mục: Đây là bước phân loại từng tiết mục, để dễ dàng hơn cho việc chạy chương trình. Tránh sự nhầm lẫn các tiết mục với nhau.
• Nội dung: Phần nội dung là phần lời nói MC còn được gọi là “MC script”. Trong phần này sẽ liệt kê ra những ý chính mà MC sẽ phải trình bày.
• Người thể hiện: Tên người thể hiện sẽ giúp MC biết được ai sẽ đảm nhiệm tiết mục này. Để có thể giới thiệu và mời đúng người đó.
• Thời lượng: Việc phân bổ thời lượng sẽ kiểm soát và tiết kiệm được thời gian sự kiện.
• Ghi chú: Ở phần này thông thường sẽ là những ghi chú chuẩn bị đạo cụ, âm thanh, ánh sáng, kỹ thuật hoặc nhân sự cho các tiết mục.

VIII. Tìm kiếm nhân sự và thiết bị cho chương trình Year End Party

Nhân sự bao gồm	Thiết bị, đạo cụ gồm có
Quản lý sự kiện MC cho chương trình Lễ tân đón khách Ekip hỗ trợ chạy chương trình Nhân sự hỗ trợ an ninh, an toàn Camera man (nếu có ghi hình để quảng bá sau sự kiện)	Thiết bị ghi hình camera, máy quay Thiết bị âm thanh, ánh sáng (outdoor) Sân khấu, nhà bạt Màn hình LED Backdrop, bandroll, photo booth, gallery… Thiết kế thiệp mời Kỹ xảo khói sương, pháo, kim tuyến… Trang phục, đạo cụ phục vụ cho các tiết mục

XIX. Hoạch định ngân sách tổ chức Year End Party

Khi lên ngân sách, doanh nghiệp cần hoạch định các yếu tố cần phải chi. Cụ thể bao gồm:

• Địa điểm (thuê địa điểm, đồ dùng tại địa điểm…)
• Đồ ăn thức uống
• Trang trí (hoa, bóng bay, cổng chào…)
• Âm thanh ánh sáng (loa, đèn, nhạc, màn hình…)
• Văn nghệ (ca hát, nhảy múa, kịch cọt, thuê ca sĩ…)
• Set up (sân khấu, bàn ghế… nếu không có trong phí thuê địa điểm)
• Thiết kế, in ấn (banner, backdrop, thiệp mời, menu, brochure, place card…)
• Photo, camera
• Nhân sự (nhân công setup, dàn dựng, ca sĩ, PG, tiếp tân, đồng phục…)
• Game, quà tặng
• Đi lại, vận chuyển
• Giao tiếp (nếu có liên quan nhiều đến gọi điện thoại, gửi thiệp mời)
• Bảo hiểm, bảo vệ (nếu có)
• Chi phí dự phòng, chi phí phát sinh

X. Tiến hành tổ chức tiệc tất niên cuối năm

10.1 year end party backdrop

Trước khi đi vào sự kiện, cần đảm bảo các hạng mục sau:

• Cánh gà 2 bên, standby room, artist room, dancer room, model room, VIP room (nếu có), lối vào và phân khu cho nhân viên kỹ thuật, đạo cụ, phụ việc, chỗ cho MC
• Bố trí khu vực chỗ ngồi: Chỗ ngồi cho khách VIP, ban đại biểu, khách tham dự
• Dựng sân khấu, thiết kế sân khấu, lắp đặt loa, đèn, màn hình LED
• Dựng backdrop, treo bandroll, photo booth, gallery…

10.2 Tổng duyệt chương trình trước khi tiến hành sự kiện

• Chạy thử chương trình, test âm thanh, micro, ánh sáng, kỹ thuật, độ an toàn…
• Duyệt lại chương trình lần nữa với các khách mời như celeb, nhóm kịch, xiếc (nếu có)
• Đảm bảo nhân sự cho chương trình
• Chuẩn bị kịch bản đường dây, kịch bản MC, kịch bản kỹ thuật đầy đủ

10.3 Phân chia nhân sự đón khách

Chia thành 3 nhóm nhân sự:

• Nhóm nhân sự chỉ dẫn khách đến bãi đổ xe
• Nhóm lễ tân đón khách từ cổng vào
• Nhóm lễ tân hướng dẫn khách vào chỗ ngồi

10.4 Tiến hành chạy chương trình

• Giám sát, điều phối chương trình
• Đảm bảo các khâu sự kiện diễn ra đúng tiến độ
• Đề phòng rủi ro, sự cố bất ngờ

10.5 Kết thúc buổi lễ

• Chụp ảnh kỷ niệm
• Trao quà lưu niệm
• Tiễn khách

Trên đây là một số lưu ý cơ bản về việc tổ chức tiệc tất niên công ty mà Gonatour đúc kết lại qua nhiều chương trình. Tùy vào quy mô và tính chất của doanh nghiệp mà mỗi buổi tiệc sẽ cần thêm hoặc giảm bớt các bước. Để tiết kiệm thời gian của quý khách, Gonatour mang đến dịch vụ tổ chức tiệc tất niên trọn gói nhằm hỗ trợ thúc đẩy quảng bá doanh nghiệp; đồng thời mang lại nhiều ấn tượng cho người tham gia. Liên hệ trực tiếp với Gonatour để nhận được báo giá chi tiết và cạnh tranh nhất.